Confidentialité

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Date d’entrée en vigueur : le 23 mai 2018

La Société Alzheimer de l’Ontario (la « Société Alzheimer » ou « nous ») sait combien votre vie privée est importante. Notre relation avec vous se fonde sur la confiance et nous nous engageons à la préserver. La Société Alzheimer de l’Ontario reconnaît que votre droit à la vie privée est un droit fondamental et elle comprend votre intérêt à protéger vos Renseignements personnels. Pour ces raisons, la Politique de confidentialité de la Société Alzheimer intègre des normes élevées, telles qu’énoncées dans la législation provinciale et fédérale canadienne sur le respect de la vie privée, et elle confirme notre engagement à protéger votre vie privée et le maintien de la confiance que vous accordez à notre organisation. Cette Politique de confidentialité pourrait être actualisée de temps en temps par la Société Alzheimer. À ce moment, nous vous en aviserons avec un préavis raisonnable. Veuillez consulter périodiquement notre site Web pour prendre connaissance de la Politique de confidentialité.

Dans le contexte de la présente Politique de confidentialité, « Renseignements personnels » fait référence à tout renseignement portant sur une personne identifiable. Les renseignements concernent une « Personne identifiable » lorsqu’il y a une forte probabilité qu’une personne puisse être identifiée par le biais de ces renseignements utilisés seuls ou en combinaison avec d’autres renseignements.

1. Collecte des renseignements personnels

La Société Alzheimer s’engage à identifier les objectifs de la collecte des Renseignements personnels au moment ou avant qu’ils ne soient recueillis et à documenter les raisons pour lesquelles ils sont recueillis. Les Renseignements personnels que nous pourrions recueillir à votre égard comprennent :

• Vos coordonnées, comme votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse courriel;

• Les informations sur un don comme la date du don, le montant, le type de campagne à laquelle vous avez contribué, le nom de votre conjoint ou partenaire s’il s’agit d’un don conjoint;

• Les renseignements financiers, comme vos méthodes et préférences de paiement; vos renseignements bancaires et données de facturation, notamment le numéro de carte de crédit et sa date d’expiration ou le numéro du compte-chèques. Les transactions financières en ligne, comme les dons et les inscriptions aux événements, sont traitées en utilisant des transactions Web sécurisées;

• D’autres Renseignements personnels pourraient être recueillis et être utilisés à des fins qu’une personne estimerait acceptables dans les circonstances. Par exemple, si vous avez démontré un intérêt à recevoir des informations au sujet de la maladie d’Alzheimer ou d’une maladie apparentée ou à participer à des événements de collecte de fonds ou à d’autres événements connexes, nous pourrions vous envoyer des informations concernant d’autres programmes et services de collecte de fonds;

• Sur une base volontaire, les Renseignements personnels, comme votre sexe, vos préférences linguistiques, vos motivations à soutenir la Société Alzheimer ainsi que le mode de communication que vous préférez sont exigés lorsque vous effectuez un don; et

• Sur une base volontaire, les Renseignements personnels, y compris la reconnaissance que vous êtes atteintes de la maladie d’Alzheimer ou d’une maladie apparentée; ou si vous êtes un aidant ou un membre de la famille d’une personne atteinte de la maladie d’Alzheimer ou d’une maladie apparentée, pourraient être exigés.

En nous fournissant vos Renseignements personnels, nous supposons que vous consentez à ce que nous les recueillions et à ce que nous les utilisions aux fins spécifiques identifiées au moment de leur collecte ou dans le cadre de la présente Politique de confidentialité. Nous ne procédons pas à la collecte aléatoire de Renseignements personnels à votre égard, à moins que vous nous les fournissiez de plein gré.

2. Utilisation des renseignements personnels

Les Renseignements personnels mentionnés ci-haut que nous recueillons pourraient être utilisés par la Société Alzheimer et les Partenaires de la Fédération dans le cadre des objectifs limités suivants :

• pour répondre à des demandes de service ou de renseignement;

• pour vous informer au sujet d’activités, d’événements spéciaux et d’opportunités de bénévolat;

• pour aider au développement de nouveaux programmes, d’événements et de services;

• pour recueillir des fonds;

• pour traiter des dons et émettre des reçus aux fins de l’impôt;

• pour fournir aux bénéficiaires de dons un sommaire ou de l’information agrégée sur nos dons, programmes et services;

• à des fins de recherches internes;

• pour développer une publicité fondée sur les préférences des donateurs;

• à des fins d’éducation des membres du public;

• à des fins de sensibilisation;

• pour sauvegarder vos données d’accès au tableau des messages ou aux options de clavardage en direct figurant sur notre page Web;

• pour la conduite d’enquêtes volontaires, lorsque les dons sont effectués pour aider à la conception des profils de la base des donateurs; et pour aider à rédiger des messages, fournir du contenu et affiner les campagnes de marketing ciblé visant des donateurs potentiels;

• afin d’effectuer un recoupement des Renseignements personnels entre et parmi tous les Partenaires de la Fédération; et

• transmettre des bulletins électroniques, des courriels, des informations et des mises à jour.

Certains renseignements que recueille la Société Alzheimer sont nécessaires afin de satisfaire aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Nous pourrions vous fournir plus de détails au sujet des Renseignements personnels que nous recueillons ou au sujet de leur utilisation, soit au moment où nous vous demandons de fournir ces renseignements ou lors des changements apportés à cette Politique de confidentialité. Si vous choisissez de ne pas divulguer vos Renseignements personnels à la Société Alzheimer, votre participation à ses activités et à la communauté des Sociétés Alzheimer pourrait être restreinte.

Si, à un moment donné, vous avez fourni vos Renseignements personnels pour n’importe laquelle des raisons mentionnées ci-dessus, ou pour tout autre motif supplémentaire, vous pouvez vous désinscrire en contactant l’agent principal à la protection de la vie privée, dont les coordonnées figurent au bas de cette Politique de confidentialité.

3. Divulgation des renseignements personnels

En transmettant vos Renseignements personnels à la Société Alzheimer, vous confirmez la confiance que vous accordez à notre organisation. Nous en sommes honorés et nous sommes fiers de vous servir. La Société Alzheimer pourrait divulguer vos Renseignements personnels des manières limitées suivantes. Si vous souhaitez retirer votre consentement à la divulgation de vos Renseignements personnels, veuillez contacter notre agent principal à la protection de la vie privée, dont les coordonnées figurent au bas de cette Politique de confidentialité. Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourrait avoir une incidence sur notre capacité à vous servir et à maintenir la relation que vous entretenez avec la Société Alzheimer.

• Les Renseignements personnels peuvent être échangés, si nécessaire, entre et parmi tous les Partenaires de la Fédération pour les objectifs énoncés dans la présente Politique de confidentialité, ou divulgués au moment de leur collecte.

• Dans le cadre de nos initiatives de collecte de fonds, les Renseignements personnels pourraient être partagés avec d’autres organismes de bienfaisance enregistrés.

• Si nécessaire, les Renseignements personnels sont partagés avec les vérificateurs, lors de la vérification comptable annuelle de la Société Alzheimer.

• Les renseignements bancaires sont partagés avec les institutions bancaires de la Société Alzheimer afin de traiter les dons.

• Les enquêtes renvoyées par voie postale par les donateurs ainsi que tous les autres courriers concernant les collectes de fonds sont reçus sur le lieu des installations du fournisseur de services externe de la Société Alzheimer. Là, les membres de son personnel saisissent les réponses dans une base de données sécurisée.

• Les Renseignements personnels pourraient être échangés avec des fournisseurs de services externes sous contrat lors des préparatifs pour les campagnes de collecte de fonds. Ils pourraient être exclusivement utilisés par ces tiers aux fins spécifiques de ces campagnes.

• La Société Alzheimer pourrait partager vos Renseignements personnels avec un fournisseur de services externe sous contrat ou avec des agents qui fournissent des services à ou au nom de la Société Alzheimer, comme

  • des services d’hébergement, de gestion et de stockage des données;
  • des services d’analyse marketing et de rétention; et
  • des services de traitement des dons et d’émission de reçus.

À ces fins, la Société Alzheimer ou les fournisseurs de services tiers pourraient utiliser des serveurs situés aux États-Unis ou dans un autre pays étranger. Les Renseignements personnels d’une personne pourraient être traités et conservés aux États-Unis ou dans un autre pays étranger, et les gouvernements, les tribunaux ou les organismes de réglementation ou ceux chargés de l’application de la loi de ce pays pourraient obtenir leur divulgation en vertu de la législation du pays étranger.

Les Renseignements personnels pourraient également être divulgués sans votre consentement si cela est requis par la loi, par une ordonnance ou une exigence d’un tribunal, par un organisme administratif ou un tribunal gouvernemental, si la Société estime raisonnablement qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable.

La Société Alzheimer demeure responsable des Renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements qu’elle transmet à un tiers à des fins de traitement ou de conservation. À cet effet, la Société Alzheimer conclut des ententes contractuelles ou de confidentialité avec les parties tierces engagées pour effectuer des services en son nom et la Société Alzheimer leur transmet des Renseignements personnels à des fins de traitement ou de conservation. Ces ententes obligent les parties tierces à offrir un niveau de sécurité comparable à celui fourni en vertu de cette Politique de confidentialité.

4. Conservation, traitement et sécurisation des renseignements personnels

La Société Alzheimer conserve les informations personnelles conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Code type sur la protection des renseignements personnels créé et approuvé par l’Association canadienne de normalisation. Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de service tiers pour conserver ou traiter des Renseignements personnels, nous avons recours à des moyens contractuels ou à d’autres moyens pour assurer la protection de vos Renseignements personnels. Dans certains cas, les fournisseurs de services tiers pourraient conserver ou transférer les Renseignements personnels dans ou vers des pays où la conformité avec la législation canadienne en matière de vie privée ne peut pas toujours être garantie. Soyez assuré que la Société Alzheimer fait des efforts raisonnables pour conclure des contrats uniquement avec des fournisseurs de services dignes de confiance qui s’engagent à protéger le caractère privé de vos Renseignements personnels.

Nous utilisons une panoplie de mesures de sécurité pour conserver vos Renseignements personnels, notamment :

• Des mesures de sécurité technologiques, y compris des mots de passe et du chiffrement pour prévenir l’accès non autorisé aux renseignements financiers ou aux autres Renseignements personnels conservés dans les systèmes informatiques.

• Des placards verrouillés situés dans des zones sécurisées sont utilisés pour conserver les exemplaires papiers des renseignements financiers.

• Des fournisseurs de services tiers, agents ou vendeurs sont utilisés pour offrir des services à ou au nom de la Société Alzheimer, comme la conservation sécurisée, l’hébergement et la gestion des données.

La Société Alzheimer ou un tel fournisseur de services tiers pourrait utiliser des serveurs situés aux États-Unis ou dans un autre pays étranger à de telles fins. Les Renseignements personnels d’une personne pourraient être traités et conservés aux États-Unis ou dans un autre pays étranger, et les gouvernements, les tribunaux ou les organismes de réglementation ou ceux chargés de l’application de la loi de ce pays pourraient obtenir leur divulgation, en vertu de la législation du pays étranger.

Les membres du personnel concerné de la Société Alzheimer ont accès à vos Renseignements personnels au besoin, et uniquement en cas de nécessité absolue et raisonnablement nécessaire aux fins identifiées lors de la collecte des informations, ou celles identifiées dans cette Politique de confidentialité. Par exemple, pour organiser des campagnes de collecte de fonds, traiter des dons ou à des fins de marketing ou de communication.

5. Utilisation du site Web

La Société Alzheimer pourrait recueillir et utiliser l’adresse IP d’une personne, la date et l’heure à laquelle cette personne à accédé à notre site Web pour aider à identifier la personne, rassembler des informations démographiques générales sur les utilisateurs du site Web, diagnostiquer des problèmes relatifs aux systèmes informatiques de la société Alzheimer et administrer son site Web.

Selon les paramètres de navigation propres à l’utilisateur, la Société Alzheimer pourrait utiliser des témoins (cookies). Un fichier témoin est un petit élément de donnée qu’un site Web peut envoyer à votre navigateur, qui peut ensuite être conservé sur votre disque dur. Le site Web peut donc vous reconnaître lorsque vous retournez à un site Web particulier. Nous pourrons utiliser des témoins pour livrer le contenu selon vos préférences. Si vos paramètres de navigation n’acceptent pas les témoins de notre site Web, vous pourriez ne pas être en mesure de tirer pleinement avantage de toutes les fonctionnalités du site Web.

Nous utilisons « Google Analytics » pour recueillir des informations sur l’utilisation du site Web de la Société Alzheimer. Google Analytics est un service d’analyse de site Web qui utilise des fichiers témoins pour faire le suivi des informations relatives à l’utilisation d’un site Web (comme la fréquence des visites des utilisateurs, les pages et le moment où ces pages ont été visitées, et quels autres sites Web ont été visités avant de visiter celui de la Société Alzheimer). Ces informations sont utilisées pour améliorer le site Web de la Société Alzheimer. Google Analytics ne recueille que les adresses IP qui vous sont assignées le jour où vous visitez le site, plutôt que votre nom ou une autre information permettant de vous identifier. Les informations recueillies en utilisant Google Analytics ne sont pas combinées avec des données personnelles. La capacité de Google d’utiliser et d’échanger les informations recueillies par Google Analytics lors de vos visites sur le site Web de la Société Alzheimer est restreinte par les Règles de confidentialité et les conditions d’utilisation de Google Analytics. Google Analytics conserve les informations sur des serveurs situés aux États-Unis et les gouvernements, les tribunaux ou les organismes de réglementation ou ceux chargés de l’application de la loi des États-Unis pourraient obtenir la divulgation de vos Renseignements personnels, en vertu de la législation des États-Unis. Vous pouvez empêcher Google Analytics de vous reconnaître lors de consultations ultérieures du site Web de la Société Alzheimer en désactivant les témoins. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins de vos paramètres de navigation. Pour de plus amples informations sur Google Analytics, veuillez consulter : https://www.google.ca/intl/fr/analytics/.

6. Le Code type sur la protection des renseignements personnels

La Société Alzheimer applique les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels lorsqu’elle collecte, utilise ou divulgue vos Renseignements personnels :

i. Responsabilité

La Société Alzheimer est responsable des Renseignements personnels qu’elle recueille et conserve et qui relèvent d’elle. Pour remplir cette responsabilité, nous avons nommé un agent principal à la protection de la vie privée, dont les coordonnées figurent au bas de cette Politique de confidentialité. Cet agent est en charge du maintien et du contrôle quotidien des Renseignements personnels. Nous avons pris les mesures suivantes pour assurer sa conformité à la présente Politique de confidentialité :

a. développement de procédures pour protéger les Renseignements personnels;

b. développement de procédures pour recevoir des plaintes et requêtes et pour y répondre;

c. formation des membres de notre personnel au sujet des politiques et des pratiques quant aux Renseignements personnels; et

d. élaboration et dissémination d’information aux employés et au grand public, à propos des politiques et procédures de la Société liées aux Renseignements personnels.

ii. Détermination des finalités

La Société Alzheimer s’engage à être transparente quant à ses pratiques de collecte et d’utilisation des Renseignements personnels, tel qu’énoncé ci-dessus. En gage de cette transparence, nous exigeons votre consentement avant d’utiliser vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles identifiées lors de la collecte initiale ou celles énoncées dans cette Politique de confidentialité. De la même façon, si vous souhaitez être informé des Renseignements personnels vous concernant que nous avons en notre possession, vous pouvez nous contacter à l’adresse figurant ci-dessous.

iii. Consentement

La Société Alzheimer s’engage à vous tenir informé de la façon dont vos Renseignements personnels sont utilisés. Nous veillons à obtenir le consentement des individus qui nous fournissent des Renseignements personnels. Si vos Renseignements personnels devaient être utilisés à une nouvelle fin qui n’a pas été préalablement identifiée au moment de la collecte ou en vertu de cette Politique de confidentialité, nous chercherions à obtenir votre consentement pour cette nouvelle fin. Tous nos employés ou agents sont avisés de fournir des explications à tout individu qui demande comment nous utilisons les Renseignements personnels. Ils doivent aussi obtenir le consentement des personnes qui choisissent de nous confier des Renseignements personnels. Votre consentement peut être verbal ou écrit. Par ailleurs, nous pourrions occasionnellement vous demander de confirmer par écrit que les Renseignements personnels dont nous disposons à votre sujet sont à jour et exacts. Nous pourrions aussi vérifier que vous consentez toujours à l’utilisation et à la conservation de vos Renseignements personnels. La Société Alzheimer ne divulguera pas vos Renseignements personnels sans votre consentement, sauf si cela est exigé par la loi ou si elle juge, en toute bonne foi, qu’une telle action est nécessaire pour :

a. se conformer à des obligations imposées par une loi ou un règlement;

b. répondre à un besoin d’urgence; et/ou

c. répondre à une demande liée à une enquête criminelle.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable, en contactant l’agent principal à la protection de la vie privée. Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourrait avoir une incidence sur notre capacité à vous servir et à maintenir la relation que vous entretenez avec la Société Alzheimer.

iv. Limitation de la collecte

La Société Alzheimer limite sa collecte de Renseignements personnels aux seuls éléments nécessaires aux fins susmentionnées. Nous nous engageons à recueillir les Renseignements personnels de façon juste, ouverte et licite. Pour cette raison, la Société Alzheimer ne procède pas à la collecte aléatoire de Renseignements personnels. Nous recueillons des Renseignements personnels exclusivement aux fins susmentionnées, et pour aucune autre fin.

v. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

La Société Alzheimer n’utilise pas de Renseignements personnels à d’autres fins que celles identifiées lors de la collecte initiale ou énoncées dans la présente Politique de confidentialité, à moins d’autorisation de l’individu concerné. Nous conservons les Renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire et uniquement pour la réalisation des fins identifiées lors de la collecte initiale, ou aussi longtemps que la loi le permet. Une fois que les Renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont déchiquetés et éliminés. En détruisant ou en éliminant des Renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires, la Société Alzheimer s’assure que les mesures appropriées sont prises pour empêcher des parties non autorisées d’y avoir accès. La Société Alzheimer assure que tout fournisseur de services tiers respecte les politiques de la Société Alzheimer concernant la rétention et la destruction des Renseignements personnels.

vi. Exactitude

La Société Alzheimer s’engage à maintenir des Renseignements personnels exacts, complets et à jour. Si les informations que vous nous avez fournies ont changé, veuillez nous en aviser afin que nous mettions nos dossiers à jour. Vous pouvez vérifier et corriger vos Renseignements personnels en contactant la Société Alzheimer et l’agent principal à la protection de la vie privée chargé de superviser le maintien et le contrôle quotidien des Renseignements personnels. Prière d’adresser votre lettre ou courriel à l’adresse indiquée ci-dessous.

vii. Mesures de sécurité

La Société Alzheimer a élaboré et mis en œuvre des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des Renseignements personnels qu’elle conserve. Nous veillons aussi à ce que nos employés qui manipulent des Renseignements personnels reçoivent une formation adéquate et connaissent les mesures essentielles à la protection de ces informations. Tout renseignement personnel que nous détenons est détruit lorsqu’il n’est plus nécessaire aux fins pour lesquelles il a été recueilli.

viii. Transparence

La Société Alzheimer met à la disposition de toutes les parties intéressées de l’information sur ses politiques et pratiques liées à la collecte et à la conservation des Renseignements personnels. Il nous fera plaisir de répondre à toute question à ce sujet; prière d’adresser votre lettre ou courriel à l’adresse indiquée ci-dessous.

ix. Accès individuel aux renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder aux Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Toutefois, nous nous réservons le droit de vérifier l’identité de la personne qui fait une telle demande, avant de lui divulguer toute information. Prière d’adresser votre lettre ou courriel à l’adresse indiquée ci-dessous.

x. Non-respect des principes

Comme mentionné ci-dessus, la Société Alzheimer a chargé un agent responsable du maintien et du contrôle quotidien des Renseignements personnels. Il recevra et répondra à toute demande d’information concernant nos politiques sur la vie privée ou les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous examinerons toute plainte qui nous est adressée et nous y répondrons par écrit dans un temps raisonnable. Si une plainte s’avère justifiée, nous prendrons les mesures nécessaires pour remédier à la situation d’une manière satisfaisante pour le plaignant.

7. Informations supplémentairesSi vous souhaitez obtenir plus de renseignements au sujet de nos politiques, ou si vous souhaitez accéder ou corriger les Renseignements personnels que nous avons à votre sujet dans nos dossiers, veuillez contacter notre agent principal à la protection de la vie privée. Prière d’adresser votre lettre ou courriel à :

ATTENTION : AGENT PRINCIPAL À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

La Société Alzheimer de l’Ontario

20 Av. Eglinton O., 16ème étage

Toronto, ON M4R 1K8

privacy@alzheimerssc.org